Combinar Correspondencia. Enviar Correos personalizados usando el contenido de un listado de Excel.
Combinar correspondencia nos permite enviar correos electrónicos personalizados a una lista de excel y además podemos cambiar el texto del correo en función de los valores de las celdas de la hoja de Excel.
Para realizar la combinación de correspondencia por correo
electrónico, necesitamos:
- - Una hoja de Excel, (o Access) donde tendremos los correos electrónicos de los destinatarios y el texto que queremos poner en cada correo.
- - Word, donde vamos a escribir el mensaje
- - Outlook,
Es necesario que todos los
programas sean de la misma versión (365, 2019,…). En Excel tenemos una base de
datos con los siguientes datos
Y queremos mandar un correo
personalizado a las direcciones que aparecen (4) con el texto siguiente:
Estimado Juan (1). El importe facturado por la sociedad Martinez
S.L. (2) durante el primer trimestre asciende a (3) 1.952,64
Para ello, desde Word, lo primero
es indicar en que archivo de Excel tenemos los datos que queremos tomar para
nuestro correo, para lo que, dentro de la cinta de Correspondencia,
seleccionamos Seleccionar destinatarios
e indicamos Usar una lista existente.
Se nos abre posteriormente una
ventana, donde elegimos el archivo de Excel que contiene los datos.
Y debemos indicar donde se
encuentra la hoja de Excel donde se encuentran los datos, en nuestro caso en la Hoja 1
Ahora empezamos a escribir en
Word, y cada vez que queramos que se inserte un campo de Excel, señalamos la
columna de Excel a la que corresponde
Una vez escrito el texto, con los correspondientes enlaces a la hoja de Excel donde tenemos los datos, accedemos a Finalizar y combinar y elegimos la opción de Enviar mensaje de correo electrónico.
Se nos abre una ventana, donde
debemos señalar la columna de correo electrónico, el asunto y el formato del
correo, y dar a enviar.
