Vamos a realizar un balance de sumas y saldos con Tablas Dinámicas. Necesitamos únicamente Excel y un diario generado desde nuestro programa de Contabilidad en formato Excel.
La forma de hacerlo lo teneis tambien en este video
La forma de hacerlo lo teneis tambien en este video
Partimos de un Diario Contable como se ve en la siguiente imagen.
Y queremos obtener un balance de sumas y saldos, donde
podamos elegir un grupo de cuentas, el periodo (meses, trimestres), y lo vamos
a realizar con tablas dinámicas.
Como siempre que vamos a trabajar con tablas dinámicas, lo
primero es determinar que es lo que queremos obtener, como organizar los datos, ya que las tablas
dinámicas lo que hacen es agrupar datos de la tabla original.
Un balance de sumas y saldos es, como podemos ver en la
imagen superior, una tabla donde se agrupan cada una de las subcuentas, ofendiéndonos
además la suma de todos los movimientos en el debe y la suma de todos los movimientos
en el Haber de la cuenta, así como la diferencia entre el estas dos cantidades.
Poniendo la imagen anterior con el formato de las tablas dinámicas, necesitamos
lo siguiente
Los pasos que vamos a realizar son los siguientes.
1. Situándonos sobre cualquier celda del diario, lo definimos
como tabla, para que posteriormente, en el caso de que se añadan nuevas líneas al
diario, nuestra tabla dinámica tome los nuevos datos automáticamente.
2. Una vez que tenemos el
rango definido como tabla, y teniendo seleccionada cualquier celda del rango,
insertamos una tabla dinámica
3. Una vez que tenemos el “esqueleto”
de la tabla dinámica, arrastramos el Campo “Debe” y “Haber” a Valores, y Grupo
y Subcuenta a Filas. (el campo de grupo es aconsejable para poder después
separar los datos por grupo contable). Si el programa de contabilidad no lo
muestra en el listado, en el video se puede ver como incluirlo en el diario
mediante fórmulas de excel.
4. Una vez que tenemos el
balance de sumas y saldos montado, necesitamos el saldo de cada cuenta, lo que
vamos a realizar mediante un campo Calculado. Para ello, no situamos en
cualquier celda de la tabla dinámica que acabamos de crear, y en los menús que
se abren de tablas dinámica, en analizar, Campos, elementos y conjuntos
calculados, Campo calculado.
4. En la ventana que se nos
abre, en el apartado Nombre escribimos “saldo” y en el apartado Formula,
seleccionamos los campos de Debe y Haber (una vez seleccionados en Campos,
pulsamos el botón de insertar Campo), y ya tenemos el saldo de la cuenta.
5. Una vez que tenemos la tabla
dinámica creada, seleccionando cualquier celda de la tabla dinámica, dentro del
menú Analizar de Herramientas de tablas
dinámicas, seleccionamos la opción de Insertar
escala de tiempo y la opción de Insertar
segmentación de dato,
Y así nos aparece la posibilidad
de segmentar y obtener los datos de la tabla dinámica que deseamos.
