Contabilidad y Excel: 2014

COMO ELIMINAR LAS FILAS EN BLANCO EN UNA HOJA DE EXCEL

Si tenemos una hoja de excel con filas en blanco que queremos eliminar, como las de la imagen

Los pasos a seguir son los siguientes:
1.- Seleccionar cualquier celda de la hoja
2.- En el menú Inicio, en la cinta de opciones elegir la opción Buscar y seleccionar y en el menú que se abre, Ir a especial...

3.- En el menú que se abre, elegir la opción Celdas en blanco

4.- Después de aceptar, nuestra hoja queda con el siguiente aspecto

Donde vemos que están seleccionadas las celdas en blanco. Ahora ya sólo tenemos que eliminar las filas.

5.- En la cinta de opciones, dentro del menú inicio, elegir la opción Eliminar, dentro del grupo Celdas.

Y de esa forma, se eliminan las filas en blanco de la hoja.

Crear un HIPERVINCULO en EXCEL

Un hipervínculo en Excel es un texto o una imagen en Excel que permite el salto a otra parte del documento EXCEL, a otro archivo, a una pagina web,….

Como crear un hipervínculo

Opción a) Menú contextual.

Situándonos sobre la celda, texto o imagen en la que queremos crear el hipervínculo, hacemos click en el botón secundario del ratón (botón derecho) y en el menú contextual que se abre, hacemos click en Hipervinculo.

Opción B) En la cinta de opciones

Seleccionando en la barra de menú INSERTAR, la opción Hipervinculo dentro del grupo vínculos.

Con cualquiera de las dos opciones anteriores, se abre la siguiente ventana

Desde la que podemos elegir, entre otros:

- Crear un vinculo a otro archivo o una pagina web

- Crear un vinculo a otro lugar de la hoja de calculo.

Crear un vinculo a un archivo o a una página web.

Para seleccionar un archivo de la caperta en la que nos encontramos, seleccionamos Carpeta actual y hacemos click en el archivo sobre el que se desea establecer el vinculo. Tambien se puede navegar por el disco hasta localizar el deseado.

Si se desea establecer un vinculo a una página web, o bien se copia la deseada en dirección o bien se puede seleccionar Pâginas consultadas y elegir la deseada.

Para crear un vinculo a un lugar del libro activo.

En la ventana que se abre seleccionar la opción Lugar en este documento,

Y ahí podemos seleccionar o una celda y una hoja del libro activo o bien un nombre creado dentro del libro.

Si el vinculo se hace a una celda y hoja específica, en caso de cambiar el nombre de la hoja, el vinculo se rompe, obteniendo un error, por lo que es recomendable realizar los vínculos a nombres de celda,

Como realizar cambios en los hipervínculos creados.

Si ya hemos creado un hipervínculo y queremos hacer modificarlo o eliminarlo, haciendo click con el botón secundario del ratón, nos aparecerá en el menú secundario la opción de modificar o eliminar el hipervínculo.

REALIZACIÓN DE UN PANEL DE CONTROL CON SEGMENTACIÓN Y TABLAS DINÁMICAS (3 DE 3).

Con un panel de control se persigue obtener información de una base de datos, obteniendo una serie de cuadros, graficos que permiten una visión de la empresa pero que adquiere verdadero valor cuando permite al usuario interactuar con el panel de control y no limitarse a ser un mero observador de los datos que le proporcionan.

Combinando Excel y Tablas dinámicas podemos obtener un panel interactivo de forma muy rápida, y con un mantenimiento muy simple, como podéis observar en este video.

Partiendo de un libro de IVA, vamos a realizar un panel de control y vamos a usar:
- Tabla dinámicas
- Segmentación de datos con tabla dinámica.
- Conectar un panel de segmentación a varias tablas dinámicas.

Los pasos realizados son:

1. Situándonos en cualquier celda de la base de datos, convertir esta en una tabla, para permitir futuras ampliaciones de la base de datos.( En la cinta de opciones, Menú Insertar, Tabla).

2. Realizar las tablas dinámicas con los datos que se quieren mostrar. En nuestro caso, hemos elegido tres tablas simples donde se muestran las ventas por comercial, por producto y por meses. Esta es la parte que debemos adaptar cada uno a nuestra empresa.

El esquema de las tablas dinámicas es este

Obteniendo las siguientes tablas.

3. Realizar un gráfico de cada tabla, seleccionando cualquier celda de cada una de las tablas y eligiendo, dentro del menú Analizar de Herramientas de tabla dinámica, el gráfico que más se ajusta a nuestras necesidades.

Debemos realizar esto con cada una de las tablas que hemos creado.

4. Copiamos y pegamos todas las tablas y gráficos que hemos creado en una sólo hoja, con el diseño que mas se ajuste a nuestras necesidades.

5. Situándonos en cualquiera de las tablas dinámicas que hemos creado, insertamos los cuadros de segmentación de datos que deseamos.

5. Conectamos cada uno de los paneles que hemos creado con todas las tablas dinámicas.

6. Organizamos las tablas y los paneles de segmentación según nuestras necesidades, y ya tenemos el panel de control realizado, en gráficos

o con tablas de datos

Tambien te puede interesar.

- Presentar un panel de control con Power View.
- Presentar un panel de control con Power Map.

Forma parte del Curso de Excel aplicado a la Gestión empresarial y Financiera

VINCULACIÓN DE LA SEGMENTACIÓN DE DATOS A VARIAS TABLAS DINÁMICAS Y EL DISEÑO DE LA SEGMENTACIÓN ( 2 de 3).

Seguimos con los pasos para crear una segmentación de datos, y estamos en el segundo capitulo

- Como crear una segmentación de datos en una tabla dinámica ( 1 de 3)

- Como aplicar la misma segmentación a varias tablas dinámicas ( esta parte)

- Como crear un panel de control con segmentación de tablas dinámicas (3 de 3)

La verdadera potencia de la segmentación de datos se ve al unir varias tablas dinámicas, de tal forma que podemos filtrar varias tablas por el mismo criterio, como se ve en la siguiente imagen, donde las dos tablas (por trimestre y localidad) cambian con el filtro del comercial.

Partiendo de esta base de datos ( realmente es un libro de facturas emitidas con los campos de Comercial y producto añadidos)

Hemos realizado dos tablas dinámicas, una por trimestres y otra por localidad, y situándonos sobre cualquiera de ellas, creamos la segmentación por Comercial como vimos en el post anterior.

Esta segmentación sólo afecta a la tabla sobre la que la hemos creado. Para añadir esta segmentación a la otra hoja de la tabla , se puede hacer de dos formas.

a) Seleccionando el panel de segmentación, en el menú de segmentación que se abre inmediatamente en la parte superior,

Inmediatamente, se nos abre una ventana donde aparecen todas las tablas dinámicas que tenemos creadas en el libro, con el nombre de la tabla dinámica (Excel asigna el nombre consecutivamente) y el nombre de la hoja donde está creada.

Ahora sólo tenemos que seleccionar las tablas a las que queremos aplicar nuestra segmentación, y ya lo tenemos creado.

b) Seleccionamos ahora con el ratón el panel de segmentación y al dar al botón derecho del ratón, aparece la opción de Conexiones de informe.

Nos aparece la ventana anterior, y ya podemos indicar las tablas dinámicas que queremos conectar al panel de segmentación.

Diseño de los paneles de segmentación de datos.

Podemos dar diseño a los paneles de segmentación que se crean.

El tamaño se puede hacer con el ratón directamente, o bien seleccionando el panel de segmentación, y en la cinta de opciones se abre un nuevo menú denominado herramientas de segmentación de datos, donde podemos elegir el tamaño,o bien, seleccionando el panel de segmentación, y con el botón derecho del ratón, eligiendo la opción Tamaño y propiedades

Podemos elegir tanto el tamaño del panel de segmentación como el tamaño de los botones.

El número de columnas es muy útil, sobre todo en los meses, donde si dejamos Podemos cambiar con estas dos visiones del panel de segmentación.La opción más rápida está en la cinta de opciones del panel de segmentación. Pinchamos con el ratón el panel de segmentación, y en la cinta se abre el menú Herramientas de segmentación de datos,

y ahí elegimos el número de columnas que queremos para nuestro panel de segmentación.

También en el menú de la cinta tenemos la configuración de la segmentación de datos,

desde donde se nos abre una ventana con más opciones de configuración.

donde podemos elegir la opción de mostrar o no encabezados en los paneles de segmentación

y tambien el sistema de ordenación y mostrar o no los elementos que no contienen datos.

LA SEGMENTACIÓN DE DATOS EN TABLAS DINÁMICAS. ( 1 de 3)

He dividido la creación de un panel de control (dashboard) con tablas dinámicas mediante segmentación en tres partes.

- Como crear una segmentación de datos en una tabla dinámica ( esta parte)
- Como aplicar la misma segmentación a varias tablas dinámicas.(2 de 3)
- Como crear un panel de control con segmentación de tablas dinámicas.(3 de 3)

La segmentación de datos es una herramienta de las tablas dinámicas que realiza, en su uso más simple, la misma función que los filtros.

Aparte de obtener filtros de tablas dinámicas que se pueden usar en ordenadores táctiles y tabletas, permite realizar un panel de control muy vistoso y con muy poco trabajo.

En este primer post, vamos a ver como crear las segmentaciones con tablas dinámicas.
Si quieres repasar como crear tablas dinámicas en excel, puedes consultar este video de you tube

COMO CREAR UNA SEGMENTACIÓN DE DATOS EN TABLAS DINÁMICAS.

Los pasos para crear una segmentación de datos son:

1. Teniendo seleccionada cualquier celda de una tabla dinámica, elegir en el menú

2. En la ventana que se abre, aparece el nombre todos los campos de la base de datos en la que se basa la tabla dinámica.

3. Seleccionar aquellos campos sobre los que queremos filtrar la tabla dinámica y pulsar Aceptar, apareciendo las ventanas de segmentación de datos.

4. Ahora ya podemos filtrar la tabla dinámica bien por producto, bien por localidad simplemente pinchando en las ventanas de los filtros. Se pueden seleccionar varios elementos pinchando en la tecla Control y haciendo clic en los elementos seleccionados.

5. En la esquina superior derecha de la ventana de segmentación aparece el dibujo

que indica que está aplicado algún filtro. Para deshacer el filtro, debemos pinchar en ese icono.

6. Para borrar la ventana del filtro, lo más cómodo es seleccionar la misma con el ratón y cortar o bien borrar.

Podemos crear tantas segmentaciones de datos en una tabla dinámica como campos tenga la misma, que proporcionan unas posibilidades de filtrado de una base de datos casi infinitas.

Partiendo de esta tabla de datos

Podemos obtener este resultado

Creamos una tabla dinámica con las ventas por meses (agrupando las fechas),

y posteriormente, añadimos la segmentación de Comercial, producto, localidad y cliente.

Para ellos, pinchando en cualquier celda de la tabla dinámica,

en la barra de menús seleccionamos Herramientas de tabla dinámica, Insertar segmentación de datos, y en la ventana que se abre, seleccionamos los campos sobre los que queremos filtrar la tabla.

Listado de videos

Aquí comparto con vosotros el listado de videos de mi canal de youtube ( https://www.youtube.com/user/gomarsacef ) . Conforme vaya publicando nuevos videos y tenga un poco de tiempo, los iré actualizando, aunque os podeis suscribir al canal para que os lleguen las novedades. He realizado varias listas para agrupar los videos.

Aquí comparto con vosotros el listado de videos de mi canal de youtube. https://www.youtube.com/user/gomarsacef .

Conforme vaya publicando nuevos, los iré actualizando, aunque os podeis suscribir al canal de youtube para que os lleguen las novedades. He creado varias listas para agrupar los videos.

Si te gustan los videos, te agradeceré que pulses el "me gusta" en cada video y que lo compartas si crees que a alguien le servirá.

Contabilidad básica.

Contabilidad de instrumentos financieros.

Contabilidad de impuestos.
Combinaciones de negocio
Contabilidad de operaciones societarias
Combinaciones de negocio

La función BUSCARV de Excel.

La función DESREF de EXCEL.
Tablas dinámicas en excel.
Varios de excel
Power Query (Obtener y transformar).