Como Realizar un balance de sumas y saldos con Tablas Dinámicas

Vamos a realizar un balance de sumas y saldos con Tablas Dinámicas. Necesitamos únicamente Excel y un diario generado desde nuestro programa de Contabilidad en formato Excel. 

La forma de hacerlo lo teneis tambien en este video

Partimos de un Diario Contable como se ve en la siguiente imagen.

Y queremos obtener un balance de sumas y saldos, donde podamos elegir un grupo de cuentas, el periodo (meses, trimestres), y lo vamos a realizar con tablas dinámicas.

Como siempre que vamos a trabajar con tablas dinámicas, lo primero es determinar que es lo que queremos obtener, como organizar los datos,  ya que las tablas dinámicas lo que hacen es agrupar datos de la tabla original.

Un balance de sumas y saldos es, como podemos ver en la imagen superior, una tabla donde se agrupan cada una de las subcuentas, ofendiéndonos además la suma de todos los movimientos en el debe y la suma de todos los movimientos en el Haber de la cuenta, así como la diferencia entre el estas dos cantidades. Poniendo la imagen anterior con el formato de las tablas dinámicas, necesitamos lo siguiente

Los pasos que vamos a realizar son los siguientes.

1. Situándonos sobre cualquier celda del diario, lo definimos como tabla, para que posteriormente, en el caso de que se añadan nuevas líneas al diario, nuestra tabla dinámica tome los nuevos datos automáticamente.

2. Una vez que tenemos el rango definido como tabla, y teniendo seleccionada cualquier celda del rango, insertamos una tabla dinámica

3. Una vez que tenemos el “esqueleto” de la tabla dinámica, arrastramos el Campo “Debe” y “Haber” a Valores, y Grupo y Subcuenta a Filas. (el campo de grupo es aconsejable para poder después separar los datos por grupo contable). Si el programa de contabilidad no lo muestra en el listado, en el video se puede ver como incluirlo en el diario mediante fórmulas de excel.

4. Una vez que tenemos el balance de sumas y saldos montado, necesitamos el saldo de cada cuenta, lo que vamos a realizar mediante un campo Calculado. Para ello, no situamos en cualquier celda de la tabla dinámica que acabamos de crear, y en los menús que se abren de tablas dinámica, en analizar, Campos, elementos y conjuntos calculados, Campo calculado.

4. En la ventana que se nos abre, en el apartado Nombre escribimos “saldo” y en el apartado Formula, seleccionamos los campos de Debe y Haber (una vez seleccionados en Campos, pulsamos el botón de insertar Campo),  y ya tenemos el saldo de la cuenta.

5. Una vez que tenemos la tabla dinámica creada, seleccionando cualquier celda de la tabla dinámica, dentro del menú Analizar de Herramientas de tablas dinámicas, seleccionamos la opción de Insertar escala de tiempo y la opción de Insertar segmentación de dato,

Y así nos aparece la posibilidad de segmentar y obtener los datos de la tabla dinámica que deseamos.