Contabilidad y Excel: VINCULAR ARCHIVOS TXT CON EXCEL

VINCULAR ARCHIVOS TXT CON EXCEL

Una forma normal de intercambiar información entre distintos programas es mediante ficheros de texto, con extensión txt o csv (separados por comas). Podemos encontrar el asistente para importar datos de texto en en la cinta de Datos, Obtener datos externos, Desde Texto.

En los archivo de texto nos podemos encontrar un conjunto muy amplio de datos, donde la separación entre las distintas columnas de la base de datos se realiza mediante algún delimitador común, siendo los más usuales las tabulaciones, las comas (estos archivos suelen llevar la extensión .csv -comma separated values en inglés-).Excel nos permite usar estos delimitadores de las columnas para preparar los datos.

La ventaja que tiene la opción de importar datos desde Texto sobre la opción de Texto en columna es que esta opción nos permite guardar las decisiones tomadas en la importación de tal forma que la actualización futura de datos se realiza con un solo clic.

Los pasos para vincular un tipo de archivos txt con Excel son .

1. En la cinta, elegir Datos, Desde texto.

2. En la ventana que se abre, vamos a la carpeta donde tenemos los archivos que queremos vincular con Excel.

En la parte inferior derecha de la ventana, tenemos un desplegable donde podemos elegir el tipo de archivos que visualizamos (todos los archivos (*.*) o los archivos de texto)

3. Paso 1 de 3.Haciendo doble click en el archivo deseado o en el botón abrir, se nos abre el asistente para la importación de datos de texto. En este ejemplo estamos incorporando a Excel datos de la visualización de un canal de youtube.

Las partes que nos encontramos en esta ventana son:

4.A) Como están separados los datos

Los datos en el archivo de texto pueden estar separados por algún carácter (una coma, un paréntesis, un signo de tabulación,….) o estar organizados en columnas, separadas cada una de las columnas con espacios (las columnas no tienen por qué ser del mismo ancho). En nuestro caso están separadas por comas, por lo que elegimos la primera opción.

4.B) Elección de la columna a partir de la que empezar a importar

Si existiese alguna fila que no queremos importar a Excel, podemos elegir la fila a partir de la cual comenzar a importar, así como si nuestros datos tienen encabezados o no.

4. Paso 2 de 3. Tipo de delimitador.

En este paso elegimos el delimitador entre los datos. Podemos aceptar el sugerido por Excel (en este caso, una coma) o bien elegir el nuestro.

Existe la opción de Considerar separadores consecutivos como uno solo. Con esta opción se consigue que en el caso de que existen varios separadores seguidos, Excel no nos separe en múltiples columnas, sino que los trate como uno solo. Esto es especialmente útil cuando los separadores son tabulaciones o espacios.

5. Paso 3 de 3. Tipos de datos en cada columna.

En este paso podemos señalar las características de cada columna que importamos, señalando si son texto, números,… Podemos señalar si no queremos importar alguna columna, y en el caso de fechas, el formato de las fechas. En nuestro ejemplo, la primera columna no tiene formato de fecha español, sino que tiene forma de Año, mes y dia, por lo que tendremos que elegir el formaro AMD (Año, Mes, Dia)

Si en una columna que tiene datos numéricos, seleccionamos TEXTO, importaremos a la hoja de Excel esos datos como TEXTO.

Cuando pulsamos en el campo Avanzadas, se nos abre una ventana,

Donde podemos elegir el tipo de separador de decimales y de miles que se usan en el archivo de texto. Cuando los datos se importen a Excel, los separadores coincidirán con los usados según la configuración de nuestro ordenador.

6. Elección del destino de la información.

Al aceptar, nos aparece esta ventana (que puede ser diferente en función de la versión de Excel usada), elegimos el destino de los datos (la hoja y la celda) y como queremos importar los datos (Como tabla, como tabla dinámica,…).

7. Actualización de los datos.

Una vez hemos importado los datos, podemos actualizar todos los datos manteniendo todas las opciones simplemente seleccionando cualquier dato de los importados, y sobre el botón derecho del ratón,