Provisiones de gastos o periodificación con provisiones.
La periodificación de gastos con provisiones se suele usar en el momento del cierre (mensual, trimestral, anual,…) para contabilizar gastos de los que todavía no tenemos soporte formal (normalmente la factura) y difiere en la mecánica de los asientos de la periodificación tradicional, pero se consigue el mismo efecto, que los gastos estén contabilizados en el ejercicio en el que se devengan, con independencia de cuando se produzca su pago y aunque la recepción de la factura se produzca en periodos posteriores a su devengo.
El objetivo de la periodificación con provisiones es simplificar la operativa contable. Vamos a verlo con un ejemplo.
Ejemplo.
La empresa PIQUIO tiene cierre mensual. El 28 de mayo ha realizado una reparación de un ordenador con un coste de 1.000 €. El 5 de junio, fecha a la que debe cerrarse el mes de mayo, no ha recibido todavía la correspondiente factura. La factura se recibe el 12 de junio y se paga el 20 de junio.
Solución.
Este ejemplo es extrapolable a cualquier fecha de cierre. Vamos a verlo con usando las “provisiones” y usando el método clásico de periodificación.
El objetivo de estas operaciones es que el gasto debe aparecer en mayo, fecha de prestación del servicio, aunque no se haya recibido la factura hasta junio y aunque se haya pagado en junio. Los asientos que realizaremos serán
En el mes de mayo contabilizamos el gastos, que ya está devengado , y en el mes de junio, el primer asiento que hacemos es dar la vuelta al asiento que se realizó el mes anterior. Posteriormente, cuando recibimos la factura, esta se contabiliza normalmente. El gasto neto contabilizado en mayo es de 1.000 y el gasto neto contabilizado en junio es de cero. Al contabilizar la recepción de la factura, no debemos estar pendiente si procede del mes anterior, si está periodificada,… sino que se contabiliza normalmente, con lo que se evitan las posibilidades de errores administrativos.
El método clásico de periodificación de este tipo de gastos sería:
En este caso, en el mes de mayo, con el devengo del gasto, contabilizamos el mismo, con abono a la cuenta de proveedores, facturas pendientes, y a la recepción de la factura, damos de baja esta cuenta, el IVA correspondiente, y reconocemos la deuda en la cuenta del acreedor.
Este sistema, cuando el volumen de trabajo del departamento de contabilidad es elevado, da lugar a numerosos errores. Es habitual que se dupliquen las facturas, ya que el contable tiene que estar pendiente de si la factura que está contabilizando está ya o no periodificada.
En los dos casos se consigue lo mismo, el gasto se contabiliza en la fecha del devengo, y no cuando se paga.
